El manejo del software hotelero en la Recepción

Dicen que el mejor vendedor del hotel es el encargado o encargada de la Recepción. Su misión es despertar simpatía y confianza en el recién llegado para que se sienta cómodo y atendido, casi o mejor que en su casa. La Recepción es el centro de contacto entre el cliente y la empresa, un punto de encuentro que será crucial para el resto de la estadía en el hotel. Es también aquí donde la función del software hotelero es crucial ya que se convierte en una herramienta de apoyo  fundamental para   atender todos los requerimientos del  huésped.
Sin  duda que el valor de la tecnología se acrecienta y diversifica día a día. Antes de llegar a la recepción, sin ir mas  lejos, el cliente ya ha tenido conocimiento del hotel donde va a hospedarse. De manera que las preguntas que traerá en su valija serán: ¿es cierto lo que leí o encontré en Internet? Es aquí donde el encargado de recepción debe estar atento a la información que maneja el cliente. Por un lado, si ésta ha sido fidedigna, actualizada o por  el contrario, inexacta o confusa. Muchas veces la decepción que significa un  servicio bien promocionado pero inexistente es muy difícil de superar. Por ello, es fundamental el manejo de habilidades comunicativas,  sociales  y técnicas para abordar este momento con prestancia y profesionalismo.
Un  eficiente software hotelero  ofrece la posibilidad de organizar las reservas, los turnos y  la disponibilidad de las habitaciones,   guardar datos de los huéspedes que  facilite la atención personalizada,  y el seguimiento del servicios o productos que se están vendiendo o promocionando en la web.
Otras de las posibilidades que ofrece el uso del software hotelero en la recepción es el intercambio ágil, actualizado  y directo entre  proveedores y usuarios de los servicios hoteleros  en lo que se denomina  comercio electrónico.
El área de recepción es vital para la empresa. Por eso, un  software hotelero  eficiente provee programas para las reservas, la administración y el mantenimiento del hotel,  y además programas  de facturación de hoteles y administración de la propiedad del hotel.
Algunos programas de software hotelero realizan hasta auditorías, ofreciendo la posibilidad de realizar un óptimo control de gestión. Los programas cuentan con aplicaciones para calcular los cargos automáticos de rentas, para los resúmenes de ingresos del día, de movimientos por tipo de servicio, o por forma de pago.  Puede realizar también la separación de impuestos, distinguir el impuesto de hospedaje a huéspedes nacionales y extranjeros, y hasta auditar las funciones de jefes de recepción y recepcionistas, además de otras como la foliación automática de movimientos para una fácil auditoría externa.
Sin duda, que la tecnología no reemplaza jamás la predisposición, atención y buen trato de un encargado de recepción que le despierta confianza. Gran parte de su buen desempeño dependerá de las herramientas con las que cuenta a la hora de recibir y atender al huésped.